5 tips om e-post

Det kan fort bli mye e-post i innboksen, og all innkommende post får ikke like mye oppmerksomhet. Konsulent William Arruda gir i et innlegg hos Forbes tips om hvordan du kan gå fram for å få folk til å lese det du skriver. Første bud er å vurdere om du overhodet skal bruke e-post. E-post er enkelt og mye brukt, men det er ikke alltid det rette verktøyet for jobben.

Arruda viser til at e-post ikke er rett kanal hvis oppgaven krever dialog og samhandling. Da er telefon, videochat eller et kort personlig møte mer effektivt. E-post er heller ikke førstevalget hvis raskt skal ha svar på noe. Da fungerer tekstmeldinger eller en kort telefonsamtale bedre. Hvis temaet for kommunikasjonen er privat, konfidensielt eller sensitivt på andre måter, vil et personlig møte være det beste.

Til de andre situasjonene, hvor e-post er den beste kanalen, har Arruda en rekke råd og vink. Dette er fem av dem:

• Skriv korte beskjeder, i sin helhet, i emnefeltet. Da kan mottageren raskt lese beskjeden.
• Gjør det lett. Fortell mottagerne hva du ønsker og når du må ha tilbakemelding. Legg ved alle kontaktdata i signaturen din.
• Bruk punktlister og nummerering. Punkter gjør tekst klarere og enklere å lese. Hvis det er et poeng at punktene har kronologisk rekkefølge, bruk nummerering istedenfor punkter.
• Oppdater emnefeltet. Henter du opp en gammel e-post og svarer på den når du sende en beskjed om noe helt annet? Husk å oppdatere emnefeltet. Emnefeltet bør handle om det faktiske innholde i den nye beskjeden, og ikke peke tilbake til en tidligere samtale om et annet emne.
• Sterke følelser? Vent. Ikke send e-post på direkten når du er følelsesmessig oppbrakt. Skriv det du vil si i et word-dokument, og la beskjeden ligge der en stund mens du gjør noe annet. Les utkastet om igjen før du bestemmer deg for om du skal sende den slik den er.